Politique de confidentialité – OUILAB

 

Le groupe Ouilab dénommé également « Ouilab » est un groupement de 5 sociétés de laboratoire d’analyse médicale (Ouilab-EspaceBio, Ouilab-Biosphère, Ouilab-Biollan, Ouilab-Dynalab, Ouilab-Biosmose IDF) la politique de confidentialité est commune pour chaque entité juridique du groupe Ouilab.

 

Chez Ouilab, nous sommes soucieux du respect de votre vie privée et prenons à cœur la protection de vos données personnelles. 

 

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la façon dont sont traitées vos données personnelles et de vous permettre d’exercer vos droits sur celles-ci.

 

Le groupe Ouilab s’engage à respecter et à se conformer à tout moment à la législation relative à la gestion des données personnelles dont le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après dénommé « RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après, ensemble la « réglementation applicable ») .

 

Afin d’avoir une vision claire sur l’ensemble des traitements de vos données personnelles effectués par le groupe OUILAB, nous vous invitons à prendre quelques minutes pour lire la totalité de ce document.

 

Si vous souhaitez simplement accéder aux points essentiels de la présente politique de confidentialité, nous avons mis à votre disposition un récapitulatif que vous trouverez ci-dessous.

 

Pour toute question ou commentaire relatif à notre politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, vous avez la possibilité d’adresser un courriel à l’adresse suivante : rgpd@ouilab.com

 

EN BREF v Dans le cadre de la fourniture de ses services, le groupe OUILAB est amené à traiter des données personnelles vous concernant.   v Ces données sont collectées pour des finalités strictement limitées : –   Analyser et interpréter les résultats des analyses effectuées en laboratoire ; –   Mettre à votre disposition les résultats des analyses effectuées ; –   Alimenter et consulter « Mon espace santé » (dossier médical partagé) –   Gérer les prises de rendez-vous dans un laboratoire du groupe OUILAB; –   Déterminer le laboratoire OUILAB le plus proche de votre position ; –   Traiter les règlements d’honoraires effectués en ligne ; –   Gérer vos accès aux manuels de prélèvement ; –   Analyser la fréquentation du site ; –   Prévenir les fraudes sur notre site ; –   Traiter une candidature à un poste au sein du groupe OUILAB.   v Les traitements de vos données personnelles reposent systématiquement sur une base légale qui varie en fonction de la typologie du traitement.   v Sur nos formulaires de collecte, les champs accompagnés d’un astérisque (*) doivent obligatoirement être renseignés à défaut de quoi nous ne pourrons pas vous fournir l’intégralité des services concernés.   v Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement, après quoi nous effacerons ou anonymiserons vos données.   v Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques et logiques adaptées afin de protéger l’intégrité de vos données personnelles.   v Nous stockons vos données personnelles dans des bases de données situées dans l’Union Européenne. En cas de transfert en dehors de ce territoire, nous nous engageons à encadrer ces transferts conformément à la réglementation applicable.   v Afin de vous garantir un service sur mesure, nous faisons appel à différents prestataires de confiance qui ont besoin d’accéder à certaines de vos données personnelles. Nous choisissons uniquement des prestataires présentant une politique de protection des données personnelles conforme aux exigences légales.   v Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et gérer vos préférences en cliquant sur la fenêtre dédiée sur notre site (pop-up).   v Vous disposez de différents droits sur vos données personnelles, dans les limites de la réglementation applicable. Pour les exercer, il vous suffit d’adresser votre demande à l’adresse suivante : rgpd@ouilab.com ou par courrier à GIE Ouilab, 11 avenue Leclerc de Hauteclocque 57000 METZ.   v La présente politique peut être amenée à évoluer, nous vous invitons à régulièrement consulter cette page. En cas de changement substantiel, nous vous en tiendrons informés par notification.

 

 

 

 

1.      Quelles données personnelles sont traitées par le groupe OUILAB et quand sont-elles collectées ?

 

La communication de certaines données personnelles est nécessaire à la fourniture des services que nous proposons. Ces données sont identifiables par la présence d’un astérisque « * ». Si vous ne souhaitez pas nous communiquer ces données, nous ne pourrons pas vous garantir l’accès à l’ensemble des services.

 

1.1. Données traitées par le GIE OUILAB en qualité de responsable de traitement

 

Le responsable de traitement de vos données personnelles pour les traitements décrits ci-dessous est le groupement d’intérêt économique (GIE) OUILAB, immatriculé au RCS de Metz sous le numéro 512 235 839, dont le siège est situé 11 avenue Leclerc de Hauteclocque, 57000 Metz.

 

Navigation sur le site www.ouilab.com
Source de la collecte	Catégories de données	Finalité(s) du traitement	Base légale	Durée de conservation
Collecte automatique de données lors de votre navigation sur notre site internet	Adresse IP, type de navigateur, fournisseur d’accès à Internet, pages de renvoi/de sortie, système d’exploitation, et/ou date et heure système	●        Lutter contre la fraude sur notre site ●        Améliorer notre site, réaliser des statistiques d’utilisation de notre site	●        Notre intérêt légitime à sécuriser et améliorer notre site ●        Votre consentement pour les outils d’analyse statistiques	●        Vos logs de connexion sur notre site sont conservés durant trois (3) mois ●        Les données collectées à des fins d’analyse sont conservées durant treize (13) mois
Outil de géolocalisation des laboratoires OUILAB sur notre site internet	Votre géolocalisation	Déterminer le laboratoire du groupe OUILAB le plus proche de vous	Votre consentement	Durée nécessaire à la localisation du laboratoire le plus proche de vous
Téléchargement de manuels de prélèvements sur notre site	·         Pour les patients : votre nom, prénom et adresse mail ·         Pour les professionnels de santé votre nom d’utilisateur	Vous adresser ou vous permettre d’accéder aux instructions de prélèvement	Notre intérêt légitime à vous communiquer des instructions de prélèvement	·         Pour les patients : durée de traitement de votre demande et au plus tard 2 ans après votre dernière demande ·         Pour les professionnels de santé : durée de votre collaboration au sein du groupe OUILAB

 

1.2. Données traitées par les sociétés du groupe OUILAB en qualité de responsables de traitement

 

Pour les traitements décrits ci-dessous, la société du groupe OUILAB responsable de traitement dépend de votre laboratoire, nous vous invitons à consulter le lien suivant pour identifier la société responsable du traitement de vos données personnelles : Laboratoires – Ouilab – Laboratoires de biologie médicale

 

Demande de contact auprès de votre laboratoire
Source de la collecte	Catégories de données	Finalité(s) du traitement	Base légale	Durée de conservation
Prise de contact par email auprès de votre laboratoire	Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone	Répondre à votre demande de contact	Notre intérêt légitime à traiter votre demande de contact	Durée de traitement de votre demande de contact et au plus tard 2 ans après votre dernière prise de contact

 

Analyses médicales et accès à vos résultats
Source de la collecte	Catégories de données	Finalité(s) du traitement	Bases légales	Durée de conservation
Vos analyses réalisées en laboratoire	Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, âge, ordonnance, pièce d’identité, numéro de sécurité sociale, dossier médical dont données sensibles (résultats d’analyses biologiques)	·         Analyser et interpréter les prélèvements effectués ·         Anonymiser vos données ·         Faire réaliser les examens pour lesquels le laboratoire n’a pas la compétence par d’autres laboratoires partenaires	Notre obligation légale, l’exécution du contrat conclu entre vous et le groupe OUILAB et notre intérêt légitime à anonymiser vos données pour des besoins de recherche scientifique de contrôle qualité, d’études statistiques et d’enquêtes de satisfaction	Les dossiers patients sont conservés 10 ans à compter de votre dernier passage en laboratoire   Les données anonymisées ne sont plus des données personnelles et ne sont pas soumises à une limite de conservation
Création de votre accès patient en ligne	Votre adresse mail, votre numéro patient et votre numéro de demande	Vous donner accès à vos résultats : ·         Mise à votre disposition des résultats de vos analyses  ·         Gestion de votre accès patient en ligne	Notre intérêt légitime à vous transmettre les résultats par voie dématérialisée	Durée de conservation de votre dossier patient
Alimentation et consultation du DMP (Mon espace santé)	informations médicales du patient	·         Alimenter le DMP dans le cadre de la prise en charge patient  ·         Consultation du DMP par l’équipe de soin	Notre obligation légale résultant de l’Article L.1111-15 du Code de la santé publique	Durée de conservation de votre dossier patient

 

Règlement des honoraires en ligne
Source de la collecte	Catégories de données	Finalité(s) du traitement	Base légale	Durée de conservation
Outil de paiement en ligne	Nom, prénom, données de paiement	Traiter les règlements d’honoraires effectués en ligne	L’exécution du contrat conclu entre vous et le groupe OUILAB	Durée nécessaire au traitement de votre paiement en ligne

 

Candidature à un poste
Source de la collecte	Catégories de données	Finalité(s) du traitement	Base légale	Durée de conservation
Candidature à une offre d’emploi sur notre site	Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, curriculum vitae	Traiter les candidatures à un poste au sein d’une société du groupe OUILAB	Notre intérêt légitime à traiter votre candidature	Durée de traitement de votre candidature et au plus tard 2 ans après votre dernier contact

 

Gestion de vos droits informatique et libertés
Source de la collecte	Catégories de données	Finalité(s) du traitement	Base légale	Durée de conservation
Exercice de vos droits informatique et libertés	Votre nom, prénom, date de naissance et/ou votre identifiant patient   En cas de doute raisonnable sur votre identité : la copie de votre pièce d’identité	Gérer l’exercice de vos droits informatique et libertés	Notre obligation légale de répondre à vos demandes d’exercice des droits informatique et libertés	Durée nécessaire au traitement de votre demande et au plus tard 2 ans après votre dernier contact

 

2.      Mes données personnelles sont-elles en sécurité ?

 

Nous prenons très au sérieux la sécurisation de vos données personnelles. C’est pourquoi nous avons adopté en interne des mesures permettant de garantir autant que possible l’intégrité de vos données.

Ces mesures de sécurisation sont adaptées à la nature sensible de certaines données que nous traitons.

 

Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations concernant les moyens de sécurisation mis en place pour protéger vos données personnelles par le groupe Ouilab, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse suivante : rgpd@ouilab.com

 

3.      Où sont stockées mes données personnelles ?

 

Vos données personnelles sont principalement stockées dans des bases de données situées au sein de l’Union Européenne.

 

Si des transferts devaient avoir lieu, nous vous garantissons que ces transferts ne sont réalisés qu’à destination de pays assurant un niveau de protection équivalant à celui garantit au sein de l’Union Européenne, ou sont encadrés par des outils contraignants permettant de répondre aux exigences de la réglementation applicable.

 

Ces garanties peuvent être des règles d’entreprise contraignantes, des clauses contractuelles types, l’adoption d’un code de conduite ou encore une certification. Vous pouvez à tout moment demander à consulter les documents liés aux garanties susvisées en adressant votre demande à : rgpd@ouilab.com

 

En outre, comme nous le précisons ci-dessous, nous encadrons strictement la communication de vos données personnelles vers nos prestataires afin d’en garantir la sécurité.

 

4.      Avec qui mes données personnelles sont-elles partagées ?

 

• Au sein du groupe OUILAB

 

Vos données peuvent être partagées au personnel :

• Du GIE OUILAB
• des sociétés du groupe OUILAB (Ouilab-EspaceBio – Ouilab-Biopshère – Ouilab-Biollan – Ouilab-Dynalab – Ouilab-Biosmose)

 

Lorsque vous exercez vos droits informatique et libertés, votre demande est reçue par le GIE OUILAB et le cas échéant transmise à la société responsable du traitement.

 

• En dehors du groupe OUILAB

 

Les données personnelles collectées par le groupe Ouilab peuvent également être partagées avec des sociétés tierces.

 

A date, le GIE OUILAB fait appel aux sous-traitants suivants :

 

Finalité(s)	Sous-traitants
Hébergement de notre site	DEVCLIC

 

A date, les laboratoires du groupe OUILAB font appel aux sous-traitants suivants :

 

		Laboratoires Groupe OUILAB
Finalité(s)	Sous-traitants	OuiLab EspaceBio	OuiLab Biosphère	OuiLab Bioallan	OuiLab Dynalab	OuiLab Biosmose IDF
Prise de rendez-vous en ligne	Doctolib	X	X	X	X	X
·         Hébergement des données patients / résultats ·         Gestion de votre accès en ligne aux résultats	Kalisil	X	X	X	X	X
·         Analyses spécialisées ·         Analyses anatomopathologies	CERBA Healthcare	X	X	X	X	X
	CHR Metz Thionville	X	X	X	X	X
	Centre de Pathologie Emile Gallé Nancy	X	X	X	X	X
	Hôpital Nord-Franche-Comté			X
	EFS Bourgogne Franche Comté			X
	CNR Nationaux	X	X	X	X	X
	EFS Ile de France					X
	EFS Grand Est	X	X
	CH Troyes				X
	EFS Troyes				X
	EFS Dijon				X
	Laboratoire BIOMED 21 Dijon				X
	Laboratoire LPA Besançon				X
	Laboratoire BIOXA Reims				X
	CH Reims				X

 

Si la loi l’exige, nous pouvons effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre nous et nous conformer aux obligations résultant de procédures administratives et judiciaires.

 

Si une des société du groupe OUILAB est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, nous pourrons être amenés à céder ou partager tout ou partie de nos actifs, y compris les données personnelles. Dans ce cas, vous serez informés, avant que les données personnelles ne soient transférées à une tierce partie.

 

En tout hypothèse, nous nous engageons à :

• Transmettre vos données personnelles uniquement à des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles ;
• Encadrer strictement les traitements de données personnelles effectués pour notre compte par nos sous-traitants.

 

5.      Comment gérer mes préférences en matière de cookies ?

 

Nous utilisons des cookies afin de sauvegarder vos préférences lorsque vous naviguez sur notre site et améliorer les services proposés sur nos différentes plateformes. Un cookie est un petit fichier texte déposé sur le disque dur de l’internaute par le serveur du site visité ou par un serveur tier.

 

La question des cookies étant particulière, nous avons créé sur notre site internet une fenêtre pop-up spécifique au sein de laquelle vous pourrez obtenir des informations à ce sujet et gérer vos préférences en la matière.

 

6.      Quels sont mes droits vis-à-vis de mes données personnelles ?

 

Vous pouvez exercer les droits suivants, dans les limites fixées par la réglementation applicable :

 

• Droit d’accès et directives post-mortem : Vous avez la possibilité de demander la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou non traitées, ainsi que la communication des données vous concernant que nous détenons. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre mort ;
• Rectification, limitation et effacement : Vous pouvez demander de rectifier toutes données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes, ainsi que de compléter des données à caractère personnel incomplètes. Vous pouvez également demander de limiter le traitement ou d’effacer dans les meilleurs délais vos données à caractère personnel ;
• Opposition et retrait du consentement : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données pour des motifs légitimes. Vous pouvez également retirer votre consentement lorsque le traitement de vos données est basé sur ce consentement ;
• Portabilité : Sur demande, nous vous transmettrons les données à caractère personnel que vous nous avez transmises et, dans la mesure du possible, communiquerons ces données directement à un autre responsable du traitement de votre choix, sous un format portable si le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat ;
• Réclamation : Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en France via le site internet cnil.fr

 

Si vous souhaitez exercer vos droits, ou en cas de question sur la politique, nous vous invitons à contacter notre équipe dédiée à la protection des données personnelles :

• Par mail, à l’adresse suivante : rgpd@ouilab.com
• Par courrier, à l’adresse suivante : GIE OuiLab, 11 avenue Leclerc de Hauteclocque 57000 Metz

 

Votre demande est reçue par le GIE OUILAB et le cas échéant transmise à la société responsable du traitement. La demande doit émaner de la personne concernée elle-même qui doit être en mesure de justifier son identité. Nous sommes susceptibles de vous demander une preuve d’identité dans les limites de la réglementation applicable. Nous nous engageons à vous apporter une réponse dans un délai d’un mois, éventuellement prolongé de deux mois compte-tenu de la complexité et du nombre de demandes.

 

7.      Evolution de la présente Politique de confidentialité

 

Le groupe OUILAB se réserve le droit d’apporter toute modification à la présente politique de confidentialité à tout moment. Si une modification est apportée à la présente politique de confidentialité, nous nous engageons à publier la nouvelle version sur notre site internet. 

 

En cas de modification substantielle affectant les conditions du traitement de vos données personnelles, nous vous informerons de la modification par notification sur notre site. Si vous n’êtes pas d’accord avec les termes de la nouvelle rédaction, vous avez la possibilité d’exercer vos droits informatique et libertés.

 

DATE DE LA DERNIERE MISE A JOUR : 30 juillet 2024